Tento dokument s názvem „Zásady ochrany osobních údajů”, dále jen zásady, upravuje zásady zpracování osobních údajů společností pod firmou Velvet CARE sp. z o.o. se sídlem v Klucze, Klucze-Osada 3, 32-310 Klucze, dále jen Velvet CARE.
Tyto zásady jsou zásadami pro ochranu osobních údajů ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném toku takových údajů a zrušení směrnice 95/46/ES (všeobecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále jen GDPR.
§ 1. DEFINICE.
- Zásady – tyto „Zásady ochrany osobních údajů” platné od 25. května 2018;
- Velvet CARE – společnost pod firmou Velvet CARE sp. z o.o. se sídlem v Klucze, Klucze-Osada 3, 32-310 Klucze;
- GDPR – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném toku takových údajů a zrušení směrnice 95/46/ES (všeobecné nařízení o ochraně osobních údajů);
- Správce – Velvet CARE sp. z o.o. se sídlem v Klucze, Klucze-Osada 3, 32-310 Klucze;
- Zaměstnanec – osoba zaměstnaná ve Velvet CARE na základě pracovní smlouvy.
- Zákazník – fyzická nebo právnická osoba svázaná s Velvet CARE občanskoprávní smlouvou utvářející vzájemná práva a povinnosti stran v daném rozsahu,
- Host – fyzická osoba, která není zaměstnancem a vstupuje do areálu závodu v obci Klucze,
- Osobní údaje – informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelná fyzická osoba je osoba, která může být přímo nebo nepřímo identifikovaná, především na základě identifikátorů, jako je jméno a příjmení, identifikační číslo, údaje o poloze, internetový identifikátor nebo jeden či několik konkrétních faktorů, které popisují fyzickou, fyziologickou, genetickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo společenskou identitu fyzické osoby;
- Zpracování – označuje operaci nebo sadu operací realizovaných na základě osobních údajů nebo souboru osobních údajů automatizovaným nebo neautomatizovaným způsobem, jako je shromažďování, nahrávání, organizování, seřazování, uchovávání, adaptování nebo modifikování, stahování, prohlížení, používání, zveřejňování zasíláním, rozmnožování nebo jiné zpřístupňování, upravování nebo spojování, omezování, odstraňování nebo likvidace;
- Shromažďování údajů – setříděná sada osobních údajů dostupných dle stanovených kritérií nezávisle na tom, zda je tato sada centralizovaná, decentralizovaná nebo distribuovaná funkčně či geograficky;
- Zpracující subjekt – označuje fyzickou nebo juristickou osobu, veřejný orgán, jednotku nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje jménem Velvet CARE;
- Příjemce – označuje fyzickou nebo juristickou osobu, veřejný orgán, jednotku nebo jiný subjekt, kterému jsou poskytovány osobní údaje;
- Souhlas – dobrovolné, konkrétní, vědomé a jednoznačné prohlášení vůle, kterým osoba, jež se údaje týkají, poskytuje formou prohlášení nebo výslovného potvrzujícího jednání souhlas se zpracováním údajů týkajících se její osoby;
- Porušení ochrany osobních údajů – označuje narušení bezpečnosti způsobující náhodné nebo protiprávní zničení, ztrátu, modifikaci, neoprávněné zveřejnění nebo neoprávněný přístup k zasílaným, uloženým nebo jinak zpracovaným osobním údajům.
§ 2. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE VELVET CARE.
- Správcem osobních údajů zaměstnanců, zákazníků a hostů, tzn. subjektem, který stanovuje účely a způsoby zpracování osobních údajů, je Velvet CARE.
- Kontakt se správcem v rozsahu zpracovávaných osobních údajů je možný především těmito způsoby:
1) doporučený dopis na adresu Klucze, Klucze-Osada 3, 32-310 Klucze;
2) elektronická zpráva (email) zaslaná na adresu: dane.osobowe@velvetcare.pl. - Velvet CARE při realizaci nadřazeného účelu, jakým je respekt k soukromí osob, kterých se týkají údaje, zajišťuje, že dodrží veškerou pečlivost, aby osobní údaje těchto osob byly náležitě zajištěny před neoprávněným zásahem nebo přístupem třetích stran.
- Velvet CARE získal osobní údaje zaměstnanců na základě všeobecných předpisů platného práva, především na základě čl. 221 § 1 a § 2 Zákoníku práce.
- Co se týká konkrétního zaměstnance zpracovává Velvet CARE osobní údaje týkající se toho zaměstnance od okamžiku uzavření Pracovní smlouvy s daným zaměstnancem.
- V rozsahu, který souvisí se zpracováním osobních údajů, aplikuje Velvet CARE následující zásady:
1) legalita – Velvet CARE zpracovává osobní údaje v souladu se všeobecně platným právem,
2) účelnost – Velvet CARE zpracovává osobní údaje jen k jednoznačnému a právně opodstatněnému účelu,
3) bezpečnost – Velvet CARE zajišťuje aplikování příslušných technických a organizačních opatření zajišťujících vysokou úroveň ochrany osobních údajů s prováděním pravidelných kontrolních činností v tomto rozsahu,
4) respektování práv jednotky – Velvet CARE umožňuje zaměstnancům realizaci jejich oprávnění uvedených v předpisech všeobecně platného práva a také tato oprávnění realizuje;
5) adekvátnost – Velvet CARE ujišťuje, že zpracovává jen takové osobní údaje, které jsou nezbytně nutné pro dosažení účelu jejich shromažďování;
6) věcná správnost – Velvet CARE provede v zákonem stanovené době na žádost zaměstnance aktualizaci nebo opravu zpracovaných osobních údajů;
7) omezení uložení osobních údajů – Velvet CARE uchovává osobní údaje svých bývalých zaměstnanců jen po nezbytně nutnou dobu z hlediska předpisů všeobecně platného práva;
8) transparentnost – Velvet CARE prohlašuje plnou připravenost a dispozici k vysvětlení zaměstnancům veškerých rizik, zásad, ochran a práv souvisejících se zpracováním osobních údajů, a také pro uvedení zaměstnancům způsobu realizace jejich práv, která jim přísluší v souvislosti s takovým zpracováním osobních údajů spol. Velvet CARE;
9) odpovědnost – spol. Velvet CARE je příslušně připravena k tomu, aby mohla kdykoliv prokázat, že postupuje v souladu s výše uvedenými zásadami, které se týkají zpracování osobních údajů. - Velvet CARE zpracovává osobní údaje především k těmto účelům:
1) co se týká zaměstnanců – k účelům, které souvisí se zaměstnáním, ale také – na výslovné přání daného zaměstnance – k jiným účelům, jako např.:
a) odečtení jménem zaměstnance příspěvku souvisejícího s členstvím daného zaměstnance v odborech z odměny, která náleží danému zaměstnanci,
b) využití služeb Pracovní pojišťovny pro podporu a půjčky daným zaměstnancem,
c) využití služeb Závodního fondu sociálních služeb daným zaměstnancem,
d) účast daného zaměstnance v motivačním zaměstnaneckém programu, který doporučuje uchazeče k práci ve Velvet CARE
e) využití daným zaměstnancem doplňkových služeb poskytovaných třetími stranami, jako např. pojištění, zdravotnická péče, používání sportovních a rekreačních objektů, atp.;
2) co se týká zákazníků – k účelům souvisejícím s náležitým plněním smluv uzavřených společností Velvet CARE s těmito zákazníky;
3) co se týká hostů – k účelům souvisejícím se zajištěním náležité úrovně bezpečnosti osob a majetku, který se nachází v areálu podniku v obci Klucze. - Velvet CARE uchovává osobní údaje po dobu stanovenou na základě níže uvedených kritérií:
1) co se týká zaměstnanců nebo bývalých zaměstnanců – po dobu, po kterou je spol. Velvet CARE povinna uchovávat osobní údaje svých zaměstnanců v souladu s předpisy všeobecně platného práva;
2) co se týká zákazníků nebo bývalých zákazníků – po dobu trvání smlouvy uzavřené s daným zákazníkem, a také déle, do okamžiku uspokojení všech nároků, které náleží společnosti Velvet CARE od zákazníků nebo bývalých zákazníků nebo do okamžiku uplynutí promlčecí lhůty těchto nároků;
3) co se týká hostů – do okamžiku uspokojení všech eventuálních nároků hostů, jaké mohou náležet společnosti Velvet CARE od hostů (např. v případě, že host způsobí škodu po straně Velvet CARE) nebo do okamžiku uplynutí promlčecí lhůty těchto nároků;
4) co se týká osob, které vyjádřily souhlas se zpracováním svých osobních údajů – do okamžiku odvolání tohoto souhlasu nebo do okamžiku, když zanikne účel jejich zpracování. - Velvet CARE zpracovává osobní údaje výhradně v případech, kdy je naplněn jeden z níže uvedených předpokladů:
1) osoba, které se týkají údaje, s tím vyjádří souhlas,
2) je to nezbytně nutné pro splnění smlouvy uzavřené společností Velvet CARE s osobou, které se údaje týkají,
3) je to nutné ke splnění právní povinnosti společností Velvet CARE, která na ní spočívá,
4) je to nezbytné k ochraně životně důležitých zájmů osoby, které se údaje týkají,
5) je to nezbytné k účelům vyplývajícím z právně opodstatněných zájmů realizovaných společností Velvet CARE nebo třetí stranou. - Velvet CARE může zpřístupňovat osobní údaje, které zpracovává a zároveň plní funkci správce, pro třetí strany výhradně v případě, kdy to bude opodstatněno s ohledem na původní účel zpracování osobních údajů a také, když to bude zároveň nutné s ohledem na obsah smluv uzavřených společností Velvet CARE se třetími stranami. Především mohou být osobní údaje společností Velvet CARE zpřístupňovány ve prospěch následujících kategorií příjemců:
1) subjekty svázané kapitálově, osobně nebo organizačně s Velvet CARE,
2) třetí strany poskytující poradenské služby ve prospěch spol. Velvet CARE, např. auditorské, poradenské služby či právní kanceláře,
3) pojišťovací společnosti,
4) firmy poskytující leasing osobních aut určených k používání zaměstnanci,
5) třetí strany poskytující služby ve prospěch zaměstnanců, taková plnění, jako např. zdravotnické služby, používání sportovních a rekreačních objektů atp.,
6) reklamní a marketingové agentury – výhradně, co se týká osobních údajů fyzických osob, které nejsou zaměstnanci, které vyjádřily souhlas s dostáváním obchodních informací od Velvet CARE na téma výrobků Velvet CARE, a také, které se týkají propagačních, reklamních nebo marketingových aktivit realizovaných spol. Velvet CARE. - Velvet CARE nezamýšlí předávat osobní údaje, které zpracovává, do třetích zemí nebo na mezinárodní organizace.
- Velvet CARE, jakož i jeho důvěrní partneři v rozsahu reklamy zpracovávají osobní údaje, včetně údajů ukládaných prostřednictvím souborů cookie, jakož i dalších podobných technologií pro marketingové účely adresované osobám, kterých osobní údaje budou zpracovávány, včetně behaviorální reklamy, a to reklamy, jež je přizpůsobena příslušným potřebám osoby, jejíž osobní údaje budou zpracovávány. Činnost Velvet CARE může spočívat také v opakování reklamního odkazu věnovaného osobám, jež navštívily servisy Velvet CARE na jiných webových stránkách aspolečenských portálech. Zpracovávání osobních údajů na základě právně odůvodněného zájmu Velvet CARE, se souhlasem osoby, jejíž osobní údaje mají být pracovány, s poskytnutím a přístupem k informacím na jeho koncovém zařízení (tzv. souhlas s instalováním souborů cookie).
- záměrem Velvet CARE není však zpracování osobních údajů na základě automatizovaného rozhodování, a to včetně založeného na profilování osobních údajů.
§ 3. PRÁVA OSOB, KTERÝCH SE ÚDAJE TÝKAJÍ.
- Velvet CARE ujišťuje, že plně respektuje a zavazuje se plnit všechna práva vyplývající z GDPR, která náleží všem osobám, kterých se týkají osobní údaje zpracovávané společností Velvet CARE. Především jsou to následující práva:
1) právo na přístup k osobním údajům, včetně práva na získání kopie těchto údajů;
2) právo požadovat opravu osobních údajů – v každém případě, kdy jsou údaje nesprávné nebo nekompletní;
3) právo požadovat odstranění osobních údajů (tzv. „právo být zapomenut“) – v každém případě, když:
a) údaje již nejsou nutné k účelům, ke kterým byly shromážděny nebo jiným způsobem zpracovány,
b) osoba, které se týkají údaje, vyjádřila námitku se zpracováním údajů,
c) osoba, kterých se týkají údaje, odvolala souhlas, na němž je založeno zpracování a jiný právní základ pro zpracování neexistuje,
d) údaje jsou zpracovány v rozporu se zákony,
e) údaje musí být odstraněny za účelem splnění povinnosti vyplývající z právních předpisů,
4) právo požadovat omezení zpracovávat osobní údaje – v případě, že:
a) osoba, které se týkají údaje, popírá správnost osobních údajů,
b) zpracování osobních údajů není v souladu s právem a osoba, které se údaje týkají, nesouhlasí s odstraněním údajů a požaduje namísto toho jejich omezení,
c) správce již nepotřebuje údaje pro účely zpracování, ale osoba, kterých se údaje týkají, je potřebuje ke stanovení, ochraně nebo uplatňovaní nároků,
d) osoba, které se údaje týkají, podala námitku se zpracováním osobních údajů – do doby stanovení, zda jsou právně opodstatněné základy správce nadřazené základům námitky,
5) právo na přenesení osobních údajů – v případě, že zpracování probíhá na základě smlouvy uzavřené s osobou, které se týkají údaje nebo na základě souhlasu vyjádřeného takovou osobou,
6) právo podat námitku se zpracováním osobních údajů, když existují příčiny související s konkrétní situací osoby, které se údaje týkají. - V rozsahu, v jakém daná osoba, které se údaje týkají, vyjádřila Velvet CARE souhlas se zpracováním svých osobních údajů, náleží této osobě právo na odvolání souhlasu. Odvolání souhlasu nemá vliv na shodu s oprávněním zpracovat osobní údaje, které Velvet CARE provedla na základě uděleného souhlasu před jeho odvoláním.
- V případě, že uzná, že zpracování osobních údajů společností Velvet CARE narušuje předpisy GDPR, náleží každé osobě, které se údaje týkají, právo podat stížnost na příslušný dozorový orgán.
§ 4. ZÁVĚREČNÉ PŘEDPISY.
- Tyto zásady musí být rovněž považovány jako realizace informační povinnosti společností Velvet CARE vůči osobám, kterých se týkají údaje, která je uvedena v článku 13 GDPR.
- Tyto zásady jsou dostupné:
1) v sídle Velvet CARE, to znamená na adrese: Klucze-Osada 3, 32-310 Klucze;
2) v kanceláři Velvet CARE ve Varšavě, to znamená na adrese: ul. Złota 59, 00-120 Varšava;
3) na internetové straně Velvet CARE, tj. na adrese: www.velvetcare.com, www.velvet.pl. - Tyto zásady vstupují v platnost dne 25. května 2018.
